eCampus

Punctul unic de informare asupra serviciilor M365/Azure, inclusiv în ceea ce privește asigurarea asistenței pentru acces la aceste servicii, este site-ul web al UTCluj.Digital.eCampus - https://utcluj.digital/ecampus.html

1. UTCluj.Digital.eCampus asigură suport utilizatorilor doar în baza unei solicitări transmise pe adresa de email . Această modalitate de suport se consideră ca fiind principala metodă de solicitare a asistenței. UTCluj.Digital.eCampus își rezervă dreptul de a nu răspunde solicitărilor de asistență trimise prin intermediul altor canale de comunicare (ex. solicitări trimise către adrese de email personale, canale de comunicare MS Teams, alte canale de comunicare alternative, telefon personal, etc.),
2. Solicitările de asistență comunicate prin intermediul spațiului digital al team-ul general UTCN (denumit ”Universitatea Tehnica din Cluj-Napoca”) vor fi adresate doar în măsura disponibilității UTCluj.Digital.eCampus,
3. Solicitările de asistență/cererile de suport se transmit în nume personal și nu pot fi anonime. Adresa de e-mail folosită de către utilizator în comunicare va respecta cerințele:
   • a) adresa de email asociată contului instituțional M365 - @campus.utcluj.ro sau @student.utcluj.ro, sau în cazuri excepționale pentru cadrele didactice UTCN: adresa de email furnizată de către CCD – Centrul de Comunicații de Date
   • b) în cazul în care accesul la contul M365 este restricționat, se va folosi:
     1. i. personal UTCN: adresa de email furnizată de către CCD – Centrul de Comunicații de Date,
     2. ii. studenți UTCN: adresa personală de email înregistrată și în SINU (ORI, în cazul studenților aflați în mobilitate internațională)
   • c) UTCluj.Digital.eCampus își rezervă dreptul de a nu răspunde solicitărilor de suport transmise de pe alte adrese de e-mail.
4. Conținutul mesajului cererii de suport trebuie să respecte cerințele:
   • a) datele de identificare ale utilizatorului:
     • i. pentru studenți UTCN - numele complet, prenumele complet, facultatea, specializarea, anul de studii, grupa (conform WEBSINU),
     • ii. pentru doctoranzi UTCN - numele complet, prenumele complet, facultatea, domeniul de doctorat, anul înrolării în programul de doctorat, cont M365 student (dacă a existat anterior),
     • iii. pentru personal UTCN (angajați/cadre didactice asociate/angajați externi) - numele complet, prenumele complet, facultatea și departamentul (cadre didactice) sau compartiment/birou (staff) sau proiectul (angajați externi, durată determinată).
   • b) descrierea problemei prin specificarea serviciului cu probleme și detalierea problemei pentru care solicită suport,
   • c) includerea unor capturi de ecran relevante (cel mult 1 MB pentru fiecare imagine atașată) și furnizarea informațiilor necesare diagnosticării problemei,
   • d) UTCluj.Digital.eCampus își rezervă dreptul de a nu răspunde la mesajele care nu respectă formatul impus.
5. Limbajul folosit în comunicarea cu UTCluj.Digital.eCampus trebuie să respecte “Regulamentul de utilizare a resurselor IT în cadrul Universității Tehnice din Cluj Napoca și de desfășurare a activităților derulate prin intermediul tehnologiei și al internetului” [link]. UTCluj.Digital.eCampus își rezervă dreptul de a ignora mesajele care nu respectă acest regulament,
6. UTCluj.Digital.eCampus recomandă utilizatorilor accesul la resursele suport create pentru asigurarea asistenței la nivel UTCN (ex. https://utcluj.digital/ecampus.html, canalul YouTube eCampus UTCN: https://www.youtube.com/@ecampus-tucnteam7555), în prealabil inițierii unei solicitări de asistență.

1. UTCluj.Digital.eCampus furnizează asistență asincronă prin resurse digitale de tip tutoriale video, accesibile public, prin intermediul platformei de streaming YouTube (https://www.youtube.com/@ecampus-tucnteam7555).

1. UTCluj.Digital.eCampus pune la dispoziția utilizatorilor instituționali un spațiu digital dedicat comunicării intra-instituționale, de tip “organization-wide” [link], prin intermediul team-ului denumit ”Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca”.
2. Team-ul instituțional este pus la dispoziția angajaților UTCN (utilizatori cu rol instituțional @campus.utcluj.ro).
3. Team-ul instituțional are următoarea structură:
   1. a) Canalul General – moderat de către UTCluj.Digital.eCampus – utilizat pentru anunțuri generale.
   2. b) Canalul eCampus – fără moderare și care reprezintă un canal tip “suport intercolegial”.
   3. c) UTCluj.Digital.eCampus își rezervă dreptul ca, în funcție de necesități, să modifice structura team-ului instituțional.
4. Team-ul instituțional este destinat exclusiv comunicării pe teme de suport asociate serviciilor M365/Azure.
5. UTCluj.Digital.eCampus poate interveni oricând în comunicarea pe team-ul instituțional general dacă nu este respectat Regulamentul de utilizare a resurselor IT în cadrul Universității Tehnice din Cluj Napoca și de desfășurare a activităților derulate prin intermediul tehnologiei și al internetului.

1. UTCluj.Digital.eCampus pune la dispoziția fiecărui utilizator o parolă inițială la crearea contului. Utilizatorul are obligația de a modifica această parolă automat sau manual la prima autentificare.
2. UTCluj.Digital.eCampus poate acorda o parolă temporară la accesarea serviciilor ecosistemului M365 în conformitate cu documentația Microsoft [link].
3. Parola poate fi modificată doar de către utilizatorul de drept folosind serviciul SSPR – Self Service Password Reset.
4. Parola poate fi recuperată doar de către utilizatorul de drept folosind serviciul SSPR – Self Service Password Reset.
5. În cazul în care în procesul de monitorizare/auditare al unui cont instituțional M365, UTCluj.Digital.eCampus identifică activitate cu risc din punct de vedere al securității ecosistemului M365/Azure [link], UTCluj.Digital.eCampus poate reseta parola și poate aloca o parolă temporară care va fi schimbată automat la prima conectare. Utilizatorul în cauză va fi notificat pe adresa de e-mail M365 cu privire la acțiunea de resetare a parolei, inițiată de către UTCluj.Digital.eCampus.

1. Datele asociate serviciului MFA – Multi Factor Authentication se pot modifica la solicitarea utilizatorului de drept realizată pe adresa dacă acesta transmite o solicitare de acest tip de pe:
   1. a) Adresa instituțională M365 (în cazul în care aceasta este activă), adresa de email prezentă în câmpul email din secțiunea Authentication methods din Azure AD, sau adresa de email furnizată din SINU la crearea contului.
   2. b) În cazul în care identitatea solicitantului nu poate fi confirmată în baza comunicării prin e-mail, UTCluj.Digital.eCampus va organiza un meeting online – și va trimite link-ul spre meeting utilizatorului ce va participa în sesiune cu rol de guest. În vederea confirmării identității, utilizatorul va face dovada identității prin partajare în fața camerei, în paralel cu stream-ul video activ, a unui document ce atestă identitatea (C.I., legitimații instituționale – carnet student/legitimație angajat). Sesiunea nu va fi înregistrată și UTCluj.Digital.eCampus nu va păstra date cu caracter personal din sesiune (ex. capturi acte de identificare).
2. În cazul în care în procesul de monitorizare/auditare UTCluj.Digital.eCampus identifică activitate cu risc din punct de vedere al securității spațiului digital asociat ecosistemului M365.
3. Pentru a permite unui utilizator recuperarea accesului la propriul cont M365, UTCluj.Digital.eCampus poate șterge toate datele asociate serviciului MFA din secțiunea Authentication methods din Azure AD și poate solicita reluarea procesului de înregistrare MFA.
4. Pentru a permite unui utilizator recuperarea accesului la propriul cont M365, UTCluj.Digital.eCampus poate modifica/corecta câmpul email din secțiunea Authentication methods din Azure AD.
5. În cazul în care în procesul de monitorizare/auditare al unui cont instituțional M365, UTCluj.Digital.eCampus identifică activitate cu risc din punct de vedere al securității spațiului digital asociat ecosistemului M365, UTCluj.Digital.eCampus poate șterge toate datele aferente MFA și revoca toate sesiunile MFA.
6. Utilizatorul, ale cărui date asociate MFA au fost modificate, va fi notificat pe adresa de e-mail M365 cu privire la acțiunile de (re)configurare MFA, inițiate de către UTCluj.Digital.eCampus.

1. Datele logs asociate contului instituțional M365 cu privire la activitatea digitală în ecosistemul M365/Azure au o retenție implicită de 1 an pentru tenantul instituțional de tip educațional M365 UTCN [link].
2. Datele logs asociate serviciilor M365 sunt definite de către Microsoft [link]. UTCluj.Digital.eCampus nu poate avea acces la alte date decât cele puse la dispoziție de Microsoft.
3. UTCluj.Digital.eCampus nu poate altera datele furnizate de către toolurile software de administrare de tip Security&Compliance oferite prin ecosistemul M365.
4. Retenția datelor poate fi modificată la 10 ani în următoarele cazuri:
   1. a) La cererea explicită a utilizatorului, pentru propriul cont, dacă aceasta este transmisă spre adresa folosind adresa de email instituțională M365.
   2. b) Când un utilizator inițiază adrese către instituții și organisme abilitate ale statului sau deschide un context penal, având ca și subiect activitatea digitală a contului instituțional M365 (plângeri penale, petiții, etc.).
   3. c) Dacă utilizatorul este sau a fost în lista de utilizatori cu risc ridicat de securitate (risky users) [link] și a fost detectat de UTCluj.Digital.eCampus în procesul de monitorizare automată sau manuală sau dacă există suspiciunea că acesta are activitate digitală cu risc din punct de vedere al securității.
   4. d) La solicitarea scrisă a:
      1. i. Biroului Consiliului de Administrație – BCA.
      2. ii. Comisiei de Etică cu aprobarea BCA.
   5. e) Pentru conturile active asociate rolurilor de administrare globală.
5. Orice modificare referitoare la perioada de retenție a datelor va fi comunicată utilizatorului pe adresa instituțională M365.